Deze vraag wordt ons regelmatig gesteld. Natuurlijk zijn wij een beetje bevooroordeeld maar door middel van deze blog willen we toch een zijsprong maken en hier meer inzicht in geven.
Ad hoc vergaderruimtes reserveren
Van dichtbij hebben wij ervaren hoe een organisatie met vaste werkplekken overging naar flexplekken en sprintruimtes. Bovendien steeg het aantal vergaderruimtes om (ad hoc) overleg en samenwerking te stimuleren. Deze flexibiliteit introduceerde echter een aantal problemen:
- Het vinden van een vrije werkplek kost tijd;
- Het vinden van een collega kost tijd;
- Vergaderruimtes worden (vaak) niet gereserveerd;
- Omslachtig om vergaderruimtes (ad hoc) te reserveren.
Zo is het idee voor Axino geboren.
Bespaar tijd met het reserveren van vergaderruimtes
Met deze problematiek zijn wij aan de slag gegaan, want het werd al snel duidelijk dat dit bij meer organisaties speelt. Buiten dat het hinderlijk is voor medewerkers om iedere dag tijd te verliezen met het zoeken naar een vrije werkplek, het vinden van collega’s en het reserveren van vergaderruimten, zit hier bovendien een financieel aspect aan. Gemiddeld kost een werknemer 33 euro per uur voor werkgevers (Bron: CBS) en in de zakelijke dienstverlening liggen deze kosten zelfs aanzienlijk hoger. Per medewerker kost dit ruim 280 euro per jaar ervan uitgaande dat een medewerker slechts 2 minuten per dag verliest aan het onnodig zoeken naar een werkplek/collega en inefficiënt plannen van vergaderingen. De financiële impact hiervan wordt vaak onderschat.
Axino maakt uw werkomgeving efficiënter
In het zoeken naar een oplossing hebben we de volgende uitgangspunten gehanteerd:
- Laagdrempelig om in gebruik te nemen voor organisaties
- Laagdrempelig in gebruik voor medewerkers
- Kostenbesparend
Dit heeft geresulteerd in de Axino app. Geen hoge investeringen vooraf en gebruikmakend van de mobiele telefoon van medewerkers. Werkplekken en vergaderruimtes worden voorzien van een QR code. Hiermee kan ingecheckt worden op een werkplek en een vergaderruimte (ad hoc) worden gereserveerd. Het inchecken en reserveren is ook mogelijk door middel van een interactieve plattegrond van het kantoorpand. Het uitchecken gaat automatisch bij het verlaten van het kantoorpand. Naast de actuele bezetting is bovendien inzichtelijk wie waar zit. Medewerkers die ongestoord willen werken kunnen bovendien anoniem inchecken.
In de komende periode blijven we functionaliteiten toevoegen die de kantooromgeving efficiënter maakt en tegelijkertijd ook veiliger. Op het gebied van veiligheid laat de app zien of en waar een BHV-er aanwezig is. Daarnaast kan de interactieve plattegrond vluchtroutes zichtbaar maken.
Makkelijker inplannen van vergaderingen?
Het idee begon met flexplekken en we geven toe dat we hebben onderschat dat organisaties die geen flexplekken hebben ook enorm worstelen met het efficiënt inplannen van vergaderingen. Om die reden is de vergaderfunctionaliteit uitgebreid en algemeen toepasbaar gemaakt. Met name bij (ad hoc) intern overleg is vaak de eerste vraag: “waar zullen we gaan zitten?”. Veel toepassingen, zoals Outlook, zijn hierop onvoldoende ingericht. Met de Axino app kun je een vrije ruimte binnenlopen en na het scannen van de QR code kun je aangeven hoelang je de vergaderruimte wilt reserveren. Als er al een vergadering gepland staat dan wordt dit direct zichtbaar.
Axino draagt bij aan een optimale bezetting.
Wil je toch een overleg op een later tijdstip inplannen, dan verstuurt de Axino app iedereen een uitnodiging. Als het overleg wordt geannuleerd dan wordt de vergaderruimte ook automatisch weer vrijgegeven. Dit draagt bij aan een optimale bezetting en werkt met toepassingen als Outlook, Office365, iOS en Gmail. Als je liever gebruik maakt van deze toepassingen om een vergadering te plannen, dan nodig je Axino uit als deelnemer en er wordt automatisch een vergaderruimte geboekt.
Weer een dubbel geboekte reservering.
Onze oplossing is niet voor iedere organisatie geschikt en door middel van bovenstaande informatie proberen we inzicht te geven in de meerwaarde. Er spelen echter nog twee factoren mee in deze beslissing. De eerste is: verandering. De introductie van nieuwe technologie vraagt namelijk altijd om een verandering. In dit geval wordt er van medewerkers gevraagd om de app te gebruiken. Er zijn altijd wel medewerkers die hier meer dan gemiddeld voor openstaan. De ervaring leert inmiddels dat de sociale druk vervolgens de rest doet. Hoe zou u het vinden als er elke dag iemand bij uw bureau staat om daar te gaan zitten omdat de werkplek beschikbaar zou moeten zijn? Of als u regelmatig moet vertrekken uit een vergaderruimte omdat u deze niet gereserveerd heeft? Dat bedoelen wij.
De tweede factor is dat we op het punt terecht zijn gekomen waarbij elke nieuwe investering in kantoortechnologie zorgvuldig moet worden beoordeeld (Harvard Business Review). Dit kan door middel van een simpele vraag: helpt de technologie om meer gedaan te krijgen of niet? Door middel van deze blog verwachten wij u overtuigd te hebben om deze vraag positief te beantwoorden. Neem dan nu contact met ons op voor een gratis en vrijblijvende proefperiode.